Notre engagement
Hélys développe des logiciels pour des mairies, des collectivités et des entreprises. Ce sont des métiers où la donnée est sensible et où la confiance se gagne par la sobriété : nous appliquons ici le principe que nous défendons dans nos produits — ne collecter que ce qui sert, le dire clairement, et pouvoir l'effacer.
Cette politique explique quelles données sont traitées lorsque vous utilisez helys.eu, pourquoi, combien de temps, et comment exercer vos droits.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Hélys, entreprise individuelle exploitée par David Heiremans, dont le siège est situé 12 allée des Glycines, 59117 Wervicq-Sud, immatriculée sous le SIRET 524 688 058 00030.
Pour toute question relative à vos données : contact@helys.eu ou +33 6 60 76 05 82.
Compte tenu de la nature et du volume des traitements réalisés pour ce site, Hélys n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Lorsque Hélys intervient pour le compte d'une collectivité ou d'une entreprise cliente, elle agit alors en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre du contrat conclu avec ce client : la présente politique ne couvre pas ces traitements.
Données collectées
Ce que vous nous transmettez
- Formulaire de contact : nom, adresse électronique, éventuellement téléphone et organisme, le type de projet et le contenu de votre message.
- Configurateur « Commander » : nom de la collectivité, votre nom et votre fonction, adresse électronique, téléphone le cas échéant, la configuration que vous avez composée et le créneau de démonstration souhaité. Aucun paiement n'y est encaissé et aucune donnée bancaire n'y est demandée.
- Demande de devis : les informations nécessaires à l'établissement de la proposition, puis à la facturation si la prestation est engagée.
- Échanges directs : les messages que vous nous adressez par courriel, téléphone ou LinkedIn.
Ce qui est collecté automatiquement
- Journaux techniques : adresse IP, date et heure, page demandée, type de navigateur. Ils sont produits par le serveur pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site.
- Mesure d'audience : statistiques de fréquentation agrégées, sans cookie ni identifiant publicitaire (voir plus bas).
Aucune donnée dite sensible n'est demandée. Le site ne pratique ni profilage, ni décision automatisée, ni vente en ligne : vos informations ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Aucune donnée bancaire n'est collectée, le site n'encaissant aucun paiement.
Finalités et bases légales
| Traitement | Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|---|
| Formulaire de contact et configurateur | Répondre à votre demande, organiser une démonstration, établir un devis | Mesures précontractuelles à votre demande — art. 6.1.b |
| Suivi client | Exécuter la prestation et assurer le support | Exécution du contrat — art. 6.1.b |
| Facturation et comptabilité | Respecter les obligations comptables et fiscales | Obligation légale — art. 6.1.c |
| Journaux techniques | Sécurité, prévention des abus, diagnostic | Intérêt légitime — art. 6.1.f |
| Mesure d'audience anonyme | Comprendre la fréquentation pour améliorer le site | Intérêt légitime — art. 6.1.f |
Hélys ne diffuse aucune lettre d'information et n'adresse aucune prospection automatisée.
Durées de conservation
| Donnée | Conservation |
|---|---|
| Demande de contact sans suite | 3 ans à compter du dernier échange |
| Dossier client | Durée de la relation, puis 5 ans (prescription commerciale) |
| Pièces comptables et factures | 10 ans (article L.123-22 du code de commerce) |
| Journaux techniques | 12 mois au maximum |
| Statistiques d'audience | Données agrégées, sans identification de personne |
Au terme de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible.
Destinataires et sous-traitants
Vos données sont traitées par Hélys. Elles peuvent être hébergées ou acheminées par les prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site :
- Hostinger International Ltd (Larnaca, Chypre) — hébergement du site et de sa base de données, sur des serveurs situés en France, avec sauvegardes en Lituanie. Héberge également la messagerie contact@helys.eu. Réseau de diffusion de contenu associé au plan d'hébergement.
- Cloudflare, Inc. — mesure d'audience sans cookie et protection contre les abus.
- Web3Forms — acheminement des messages envoyés depuis le formulaire de contact et le configurateur vers notre boîte de réception. Ce service reçoit donc le contenu de votre demande le temps de nous la transmettre ; il ne l'exploite à aucune autre fin.
Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants, sur instruction, et sont tenus à des engagements de confidentialité et de sécurité. Aucun autre tiers ne reçoit vos données, sauf obligation légale.
Localisation et transferts
L'hébergement du site reste dans l'Union européenne. Les serveurs sont situés en France et les sauvegardes en Lituanie. C'est un choix assumé : nous appliquons à notre propre site ce que nous recommandons aux collectivités.
Deux hébergements à ne pas confondre
Ce site vitrine et le logiciel Hélys Collectivité sont hébergés séparément, et les deux restent en Europe :
- helys.eu, le site que vous consultez : serveurs en France, sauvegardes en Lituanie (Hostinger).
- Hélys Collectivité, le logiciel utilisé par les communes clientes : infrastructure Google Cloud en région européenne, à Saint-Ghislain en Belgique. Les données que les communes y saisissent ne relèvent pas de la présente politique : elles sont régies par le contrat de sous-traitance signé avec chaque collectivité.
Ce qui sort de l'Union européenne
La boîte contact@helys.eu est hébergée par Hostinger, au même titre que le site. Deux services techniques impliquent en revanche des sociétés établies hors de l'Union : Cloudflare, pour la mesure d'audience et la protection du site, et Web3Forms, pour l'acheminement des formulaires. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par le cadre de protection des données UE — États-Unis.
Concrètement : le message que vous envoyez depuis un formulaire du site transite par Web3Forms avant de nous parvenir. Si vous préférez l'éviter, écrivez directement à contact@helys.eu, appelez-nous, ou passez par courrier postal.
Le site charge par ailleurs certaines polices de caractères depuis les serveurs de Google Fonts, ce qui transmet votre adresse IP à Google. Ce point fait l'objet d'une correction en cours : les polices seront prochainement servies depuis notre propre serveur.
Le cas des démonstrations
Les logiciels présentés dans Nos logiciels fonctionnent entièrement dans votre navigateur. Ce que vous saisissez pendant une démonstration — une réservation, un devis, une réserve de chantier, une commande — n'est envoyé nulle part : aucun serveur ne le reçoit, aucune base ne l'enregistre, et tout disparaît dès que vous rechargez ou fermez l'onglet.
Les démonstrations ne déposent aucun cookie et ne demandent aucune identification. Vous pouvez donc les essayer librement, y compris depuis un poste professionnel ou un poste de mairie.
Sécurité
Les échanges avec le site sont chiffrés en HTTPS. L'accès aux données est limité aux seules personnes qui en ont besoin, les logiciels sont tenus à jour et les sauvegardes sont quotidiennes.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, vous en seriez informé sans délai injustifié, conformément à l'article 34 du RGPD.
Vos droits
Conformément au règlement général sur la protection des données et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées, et en recevoir copie.
- Rectification : faire corriger une information inexacte ou incomplète.
- Effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
- Limitation : demander le gel d'un traitement le temps d'une vérification.
- Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation.
- Portabilité : récupérer les données que vous avez fournies, dans un format lisible par machine.
- Directives post-mortem : définir le sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@helys.eu ou à Hélys, 12 allée des Glycines, 59117 Wervicq-Sud. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois. Un justificatif d'identité peut être demandé en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr.
Évolutions de cette politique
Cette politique peut être modifiée pour suivre l'évolution du site, des outils utilisés ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement substantiel, l'information sera portée à votre connaissance sur le site.